如果我們平常有隨時儲存檔案的習慣，當電腦突然當機時，我們至少還可以開啟最近一次儲存的檔案來使用，不用整份資料重新打字，降低損失的程度；資料備份也是相同的道理，如果我們平常就將資料複製一份放在其他地方保存，或是使用隨身碟、硬碟或光碟備份檔案，萬一電腦故障或是檔案毀損了，還有另外一份檔案可以使用。